Qual è il modo più sicuro per archiviare documenti?

Sia che si tratti di documenti personali come il tuo certificato di nascita o di file aziendali riservati come i contratti di lavoro, tutti abbiamo documenti sensibili che dobbiamo archiviare in modo sicuro. Con così tante opzioni di archiviazione disponibili, è importante comprendere i diversi modi in cui puoi archiviare documenti e quanto sia sicuro ciascun metodo.

In questo articolo, ti mostriamo i pro e i contro di ciascun metodo di archiviazione e come puoi archiviare e proteggere in modo sicuro i tuoi file sensibili.

Quali sono i diversi modi per archiviare documenti?

Online nel cloud

Uno dei modi più popolari per archiviare documenti sensibili è nel cloud. Probabilmente hai già utilizzato un servizio di archiviazione cloud, come Proton Drive o Dropbox, quando hai caricato un file su internet per condividerlo con amici e familiari.

Vantaggi dell’archiviazione cloud

• Accessibilità: L’archiviazione cloud ti permette di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, purché tu abbia un dispositivo connesso a internet.
• Backup dei dati: L’archiviazione cloud ti permette di effettuare automaticamente il backup dei tuoi dati poiché il tuo file viene memorizzato su più server. Se perdi la copia originale del tuo file, puoi semplicemente scaricarlo nuovamente dal tuo account cloud.
• Collaborazione: Molti servizi di archiviazione cloud offrono funzionalità di collaborazione integrate, che ti permettono di lavorare con altri in tempo reale e tracciare le modifiche.

Svantaggi dell’archiviazione cloud

• Rischi per la sicurezza: La maggior parte delle soluzioni di archiviazione cloud sono progettate per resistere alle comuni minacce alla sicurezza, ma non sono immuni da violazioni dei dati. Se un attaccante compromette i server del tuo provider cloud, i tuoi file rischiano di essere esposti.
• Preoccupazioni per la privacy: Una volta che carichi un file nel cloud, il tuo provider di cloud lo cripta e lo memorizza nei suoi server. Ma la chiave privata che decifra il tuo file è conservata insieme ai dati. Questo significa che il tuo provider di cloud e altri attori malevoli potrebbero facilmente decifrare il tuo file.
• Dipendenza dalla connessione internet: La maggior parte delle soluzioni di archiviazione cloud richiedono che tu sia online per accedere ai tuoi file. Tuttavia, alcuni provider cloud come Proton Drive ti permettono di creare una cache offline dei tuoi file, in modo da poterli accedere anche senza una connessione internet.

In cartelle sul tuo PC in locale

Prima dell’arrivo delle soluzioni di archiviazione cloud, la maggior parte di noi memorizzava i file in locale sui propri computer personali (PC).

Vantaggi dell’archiviazione di file in locale

• Controllo dei dati: Quando memorizzi file in locale sul tuo PC, hai il pieno controllo dei tuoi dati. Puoi scegliere dove memorizzarli, come sono organizzati e chi può accedervi. Ciò ti dà un maggiore controllo sulla privacy e la sicurezza dei tuoi file.
• Accesso offline: Salvare i file localmente significa anche poterli accedere senza connessione internet. Questo può essere utile se lavori in aree con accesso internet limitato.
• Nessun costo di abbonamento: A differenza dei servizi di archiviazione cloud che possono richiedere un abbonamento, salvare i file localmente sul tuo PC non comporta costi di abbonamento continui.

Svantaggi del salvataggio dei file localmente

• Rischio di perdita dati: Salvare i file localmente sul tuo PC comporta il rischio di perdita di dati a causa di guasti hardware o furti. Senza adeguate misure di backup, potresti perdere i tuoi file in modo permanente.
• Accessibilità limitata: Salvare i file localmente limita anche l’accessibilità, poiché puoi accedere ai tuoi file solo dal PC specifico dove sono memorizzati. Questo potrebbe non essere adatto per il lavoro a distanza o quando hai bisogno di accedere ai tuoi file da dispositivi diversi.
• Vulnerabilità alle minacce di sicurezza: Esistono minacce alla sicurezza, come malware, virus e ransomware, che potrebbero compromettere la sicurezza del tuo PC e dei file.
• Limitazioni di spazio di archiviazione: L’hard disk del tuo PC ha uno spazio limitato, che può riempirsi rapidamente se hai molti file da salvare.

In dispositivi di archiviazione fisici

Un altro metodo comune di salvataggio dei file è l’utilizzo di dispositivi di archiviazione fisici, come USB e hard disk.

Vantaggi del salvataggio dei file in dispositivi di archiviazione fisici

• Portabilità: Quando utilizzi un dispositivo di archiviazione fisico per salvare i tuoi file, puoi portarli ovunque tu vada e trasferirli facilmente tra diversi dispositivi o luoghi.
• Accesso offline: Come il tuo PC, i dispositivi di archiviazione fisici ti permettono di accedere ai tuoi file anche senza una connessione internet.
• Nessun costo di abbonamento: Una volta acquistato il tuo dispositivo di archiviazione fisico, lo possiedi per sempre. Questo lo rende un’opzione conveniente per le tue esigenze di archiviazione.

Svantaggi del salvataggio dei file in dispositivi di archiviazione fisici

• Soggetti a usura: I dispositivi di archiviazione fisici sono suscettibili a danni ambientali, come danni da acqua e usura fisica. Questo può risultare in una perdita permanente dei tuoi dati.
• Limitazioni di spazio di archiviazione: La maggior parte dei dispositivi di archiviazione fisici ha una capacità di memorizzazione limitata rispetto a PC e cloud storage. Se stai cercando di salvare un file di grandi dimensioni, potresti doverlo dividere e memorizzarlo in più dispositivi di archiviazione fisici.

Salvataggio dei file come copie cartacee

Infine, potresti anche stampare e conservare documenti importanti come copie cartacee.

Vantaggi del salvataggio dei file come copie cartacee

• Tangibilità fisica: Le copie cartacee sono una forma tangibile dei tuoi documenti che possono essere toccati, tenuti in mano e conservati fisicamente. Questo può fornire un accesso facile quando hai bisogno di localizzare o consultare rapidamente documenti specifici.
• Accesso offline: Le copie cartacee non richiedono una connessione internet per essere accessibili, rendendole disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Maggiore sicurezza: Poiché puoi controllare l’accesso fisico alle tue copie cartacee, sono meno vulnerabili a violazioni di dati online o attacchi informatici. Puoi anche scegliere di conservarle in modo sicuro in armadietti chiusi a chiave o casseforti.

Svantaggi del salvataggio dei file come copie cartacee

• Rischio di perdita o danneggiamento: A differenza dei file memorizzati nel cloud, le copie cartacee sono soggette a perdita, furto e danneggiamento. Una volta che perdi o danneggi la tua copia cartacea, potrebbe non essere facilmente recuperabile.
• Mancanza di controllo delle versioni: Se memorizzi il tuo documento come documento stampato, non sarai in grado di aggiornarlo o modificarlo facilmente. Gestire molteplici versioni di un documento può essere anche complicato.
• Accessibilità limitata: Per condividere il tuo documento stampato con altri, dovrai trasportarlo fisicamente, sia inviandolo al destinatario per posta sia incontrandoti di persona. Ciò può essere dispendioso in termini di tempo e costi.

Qual è il modo più sicuro per memorizzare i file online?

In definitiva, come scegli di memorizzare i tuoi file dipende dalle tue esigenze e preferenze personali. Memorizzare i file localmente sul tuo PC e su dispositivi di archiviazione fisici ti offre il vantaggio dell’accesso offline, ma il cloud storage offre la comodità di accedere ai tuoi file da più luoghi e la possibilità di condividerli facilmente con altri. Offre anche opzioni di ridondanza e backup, rendendolo il modo più sicuro di memorizzare i tuoi file.

Se stai cercando un fornitore di cloud storage affidabile e sicuro, Proton Drive offre un piano gratuito che ti dà 1 GB di spazio di archiviazione. Tutti i file che carichi sono automaticamente protetti con crittografia end-to-end sul tuo dispositivo prima di essere memorizzati sui nostri server, il che significa che nessun altro oltre a te e alle persone con cui condividi i tuoi file può accedere ai tuoi file. Questo perché solo tu hai accesso alla tua chiave privata.

Utilizziamo anche firme crittografiche per verificare l’integrità dei tuoi file, dandoti la tranquillità che i tuoi documenti non siano stati manomessi.

Con Proton Drive puoi:

• Crea link sicuri per la condivisione di file per condividere file con altri
• Imposta password e date di scadenza per i tuoi link
• Revoca l’accesso ai file condivisi in qualsiasi momento
• Monitora attività sospette tenendo traccia dei download dei file

Non hai bisogno di competenze speciali o conoscenze tecniche per condividere file con Proton Drive. Carica semplicemente un file e genera un link di condivisione, e lascia che il nostro software gestisca la crittografia. Inoltre, non c’è limite alla dimensione del file: se puoi caricarlo, puoi condividerlo. Se vuoi aiutarci a rendere la privacy accessibile a tutti, prendi in considerazione l’aggiornamento a un account a pagamento.

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