Qu’il s’agisse de candidatures pour des postes ou de contrats entre entreprises, nous utilisons chaque jour notre boite mail pour envoyer et recevoir des documents confidentiels. Pourtant, comme toute technologie, les messageries électroniques peuvent présenter certaines vulnérabilités. Quand vous recevez des messages, vous devez vous assurer qu’ils sont authentiques et qu’il ne s’agit pas d’une potentielle attaque de type phishing/hameçonnage ou ransomware. Et quand vous envoyez des messages, particulièrement ceux contenant des informations sensibles, vous devez vous assurer qu’ils ne peuvent pas être analysés ou partagés sans votre autorisation.
Il existe heureusement des moyens simples d’envoyer et de recevoir des documents de façon sécurisée en utilisant une boite mail privée. Nous passons en revue dans cet article les types de documents que vous pouvez envoyer en toute sécurité par e-mail et la manière dont vous pouvez mieux protéger les fichiers qui sont dans votre boite mail.
Quels types de documents peut-on envoyer par e-mail ?
Quelle que soit la messagerie électronique que vous utilisez, vous pouvez normalement envoyer des messages avec des documents et fichiers en pièces jointes. Vous pouvez envoyer n’importe quel fichier par e-mail, à condition qu’il ne dépasse pas la taille maximale définie par votre fournisseur de messagerie. Voici quelques-uns des types de fichiers les plus courants (et leurs extensions) :
- Fichiers texte (.doc, .docx, .txt)
- Documents PDF (.pdf)
- Présentations (.ppt, .pptx)
- Feuilles de calcul (.xls, .xlsx)
- Images (.jpeg, .png, .gif)
- Fichiers audio (.mp3, .m4a)
- Fichiers vidéo (.mp4, .mov, .avi)
- eBooks/Livres électroniques (.mobi, .epub)
Certains documents peuvent contenir des informations confidentielles à votre sujet, comme votre adresse ou des détails sur votre compte bancaire. À cela s’ajoute le fait que presque tous les documents numériques contiennent des métadonnées, c’est-à-dire des informations sur le fichier lui-même, comme la date et le lieu de sa création ou le type d’appareil utilisé. Si vous joignez par exemple une image à un message que vous envoyez, votre fournisseur de messagerie pourrait facilement savoir où et quand la photo a été prise.
En utilisant le contenu de votre boite mail, votre fournisseur de messagerie peut suivre vos habitudes en ligne et même hors ligne, ce qui lui permet de dresser un profil intime de votre vie. Ces données peuvent ensuite être vendues à des tiers ou utilisées pour vous cibler avec des publicités. C’est pour cette raison que vous devriez toujours vous assurer que personne d’autre que vous et vos destinataires n’a accès à vos documents.
Envoyer des documents par e-mail de façon sécurisée
Le moyen le plus sécurisé de transmettre un document à quelqu’un est de le lui remettre en mains propres. Cette solution étant rarement envisageable, il est beaucoup plus pratique d’envoyer des documents sous forme numérique. Voici quatre étapes pour protéger l’intégrité de vos fichiers quand vous les envoyez ou recevez par e-mail.
Étape 1 : adopter une bonne hygiène numérique
La première chose à faire pour protéger les fichiers confidentiels qui sont dans votre boite mail est d’adopter une bonne hygiène numérique. Une des méthodes les plus simples consiste à utiliser un mot de passe ou une phrase secrète complexe et unique pour protéger votre compte. Si vous avez du mal à trouver un mot de passe complexe, vous pouvez utiliser un gestionnaire de mots de passe. Un gestionnaire de mots de passe génère et mémorise des identifiants de connexion associés à des comptes en ligne, y compris des comptes de boite mail.
Étape 2 : protéger ses fichiers à l’aide d’un solide mot de passe
Selon le type de fichier que vous envoyez, vous pourrez peut-être le sécuriser avec un mot de passe. Des logiciels comme Microsoft Office et Adobe Acrobat vous permettent de protéger par mot de passe certains documents et fichiers PDF avant de les envoyer.
Voici comment protéger un document Microsoft Office avec un mot de passe
Pour protéger un document Microsoft Word avec un mot de passe :
- Ouvrez le document que vous voulez protéger.
- Sélectionnez Fichier → Informations → Protéger le document → Chiffrer avec un mot de passe.
- Saisissez un mot de passe, puis saisissez-le à nouveau pour le confirmer.
- Enregistrez le fichier pour que le mot de passe soit appliqué.
Voici comment protéger un document PDF avec un mot de passe
- Ouvrez le PDF que vous voulez protéger avec un mot de passe dans Adobe Acrobat.
- Sélectionnez Outils → Protéger.
- Vous pouvez alors choisir d’empêcher la modification du fichier à l’aide d’un mot de passe ou chiffrer tout le fichier avec un certificat ou un mot de passe.
- Cliquez sur OK et sélectionnez Enregistrer.
Voici comment protéger une présentation avec un mot de passe dans Microsoft PowerPoint
Définir un mot de passe dans une présentation empêche d’autres personnes de l’ouvrir ou de la modifier. Pour ajouter un mot de passe :
- Ouvrez la présentation.
- Sélectionnez Fichier → Informations → Protéger la présentation → Chiffrer avec mot de passe.
- Saisissez le mot de passe, cliquez sur OK, puis enregistrez le fichier.
Une fois le fichier protégé par un mot de passe, vous pouvez l’envoyer en toute sécurité à vos destinataires sous forme de pièce jointe à votre message. Il se peut que cette méthode ne fonctionne pas si votre destinataire n’a pas le même logiciel que vous. Dans ce cas, vous devez envoyer votre document sous forme de pièce jointe chiffrée.
Étape 3 : envoyer ses fichiers sous forme de pièces jointes chiffrées
Quand vous chiffrez une pièce jointe, personne d’autre que votre destinataire ne peut accéder à ce fichier. Quand vous joignez simplement un fichier en revanche, sans autre démarche particulière, la pièce jointe n’est protégée que par un chiffrement simple, comme le TLS. TLS sécurise un message pendant qu’il passe d’un fournisseur de messagerie à l’autre : un tiers pourrait donc accéder à votre pièce jointe une fois qu’elle est arrivée dans la boite mail de votre destinataire.
En plus de cela, une connexion TLS sécurisée nécessite que vous et votre destinataire utilisiez des fournisseurs de messagerie qui prennent en charge le TLS. Si le fournisseur de messagerie de votre destinataire ne prend pas en charge le TLS, des personnes malveillantes pourraient lire votre message et accéder à votre pièce jointe pendant la transmission du message.
Choisissez un fournisseur de messagerie sécurisé et privé pour envoyer vos pièces jointes en toute sécurité
Pour envoyer des documents par e-mail de façon sécurisée, il faut choisir un fournisseur de messagerie digne de confiance qui utilise un chiffrement de haut niveau. C’est le cas de Proton Mail. Proton Mail protège tous vos messages et pièces jointes avec le chiffrement de bout en bout et le chiffrement zéro accès, de manière automatique. Le chiffrement se fait discrètement en arrière-plan, vous permettant de protéger automatiquement vos messages et vos fichiers, sans même devoir y penser.
Si vous envoyez un message depuis votre boite mail Proton Mail à un destinataire qui n’utilise pas Proton Mail, vous pouvez toujours chiffrer votre message et la pièce jointe avec la fonctionnalité Message protégé par mot de passe. Avec cette fonctionnalité, votre destinataire doit entrer un mot de passe que vous aurez défini pour ouvrir le message. Vous pouvez aussi définir un délai d’expiration qui garantit que le message et ses pièces jointes seront automatiquement supprimés au moment voulu.
Étape 4 : utiliser une solution de stockage cloud chiffrée
Si vous voulez envoyer un document dont la taille dépasse la limite autorisée par votre fournisseur de messagerie, vous pouvez utiliser une solution de stockage cloud chiffrée. Pour envoyer le document à votre destinataire, il vous suffit d’importer le fichier dans votre espace cloud et de copier-coller le lien de téléchargement dans votre message.
Il y a beaucoup de solutions de stockage cloud sur le marché, mais elles ne fonctionnent pas toutes de la même manière. Certaines solutions de partage de fichiers, comme Dropbox, n’utilisent pas le chiffrement de bout en bout pour protéger vos fichiers. En 2016, Dropbox a révélé avoir été piraté(new window), entraînant une importante fuite de données : les identifiants et mots de passe de plus de 68 millions d’utilisateurs étaient accessibles sur internet. Dropbox conserve aussi les clés de chiffrement de vos fichiers, ce qui veut dire que l’entreprise peut déchiffrer et lire vos documents confidentiels.
Envoyez vos documents avec Proton Drive
Le moyen le plus sécurisé d’envoyer vos documents est de créer un compte gratuit Proton Drive. Proton Drive vient enrichir notre écosystème de services respectueux de la vie privée et utilise le même chiffrement de bout en bout que Proton Mail pour protéger vos fichiers. Avec Proton Drive :
- Tous les fichiers que vous importez sont chiffrés sur votre appareil avant d’être stockés sur nos serveurs.
- Toutes les métadonnées des fichiers sont chiffrées, dont leur nom, leur extension, leur miniature…
- Personne ne peut accéder à vos fichiers, à l’exception des personnes à qui vous envoyez un lien de partage de fichier sécurisé.
Pour partager un fichier en toute sécurité, connectez-vous à Proton Drive et importez-le. Ensuite, créez un lien sécurisé et partageable. Une fois le lien partagé, votre destinataire accède à une page depuis laquelle il peut télécharger le fichier ou le dossier. Le fichier que vous avez partagé reste chiffré jusqu’à son arrivée sur l’appareil de votre destinataire.
Vous pouvez aussi ajouter un mot de passe pour protéger votre document ou définir un délai d’expiration. Cela vous donne un contrôle total sur les personnes qui peuvent accéder à votre document et sur la durée de cet accès.
Chez Proton, la sécurité de vos données est notre priorité absolue. C’est pour cette raison que nous avons développé des services respectueux de la vie privée, comme Proton Mail et Proton Drive, qui vous permettent d’envoyer des fichiers en toute sécurité sur internet. Si vous voulez soutenir notre mission de créer un meilleur internet, vous pouvez choisir un abonnement payant.
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Traduit et adapté par Elodie Mévil-Blanche.
