Utiliser Proton Mail pour envoyer des e-mails professionnels signifie que les communications de votre entreprise seront sécurisées dans le cloud. Cela signifie que vos démarches, accords, réunions et contacts sont tous sécurisés avec un chiffrement de bout en bout facile à utiliser. Cependant, avant de pouvoir commencer à avoir un impact avec des e-mails professionnels sécurisés, vous devez savoir rédiger des e-mails professionnels qui obtiennent les résultats que vous souhaitez.
Quel est l’objectif de votre e-mail ?
La première étape pour rédiger un e-mail professionnel efficace est de comprendre l’objectif de votre message. Demandez-vous quelle action vous souhaitez que votre destinataire entreprenne après avoir lu votre e-mail. Une fois que vous avez déterminé votre objectif, vous pouvez vous assurer que le reste de votre e-mail contribue à l’atteindre. Garder l’e-mail concis et orienté vers la réalisation de votre objectif est la clé pour rédiger un bon e-mail professionnel.
Qui est le public de votre e-mail ?
Comprendre le public de votre e-mail professionnel est essentiel pour assurer que votre ton corresponde aux circonstances. Par exemple, si vous envoyez un e-mail au PDG d’une entreprise avec laquelle vous n’avez pas eu de contact auparavant, vous devriez éviter les blagues et les familiarités. Une fois que vous connaissez mieux quelqu’un, vous pouvez assouplir cette approche formelle de vos e-mails afin de travailler à établir une bonne relation professionnelle.
Si vous rédigez un e-mail adressé à plusieurs personnes en utilisant les fonctions Cc ou Cci, vous devrez également prendre en compte les informations que vous incluez dans votre e-mail professionnel et à qui vous l’adressez. (Par exemple, vous ne devriez pas utiliser le nom de quelqu’un dans un e-mail où tous les contacts sont en Cci, ni inclure des informations privées dans un e-mail qui a un destinataire en Cc sans avoir la permission de les partager.)
Comment rédiger un e-mail professionnel
Maintenant que vous connaissez l’objectif et le public de votre e-mail, vous pouvez commencer à le rédiger en veillant à ce que votre message reste concis, pertinent et facile à lire.
Ligne d’objet
Votre ligne d’objet est la première partie du message que votre destinataire verra, et si vous envoyez un e-mail non sollicité (comme une proposition de vente), votre ligne d’objet pourrait déterminer si votre destinataire ouvre l’e-mail ou non.
- Ne rendez pas votre objet trop long, sinon il pourrait être tronqué par le client de messagerie ou l’application de votre destinataire.
(new window)- Ne tentez pas d’inciter votre destinataire à ouvrir votre e-mail professionnel en gardant votre ligne d’objet vague. Résumez plutôt clairement la raison pour laquelle vous contactez cette personne.
- Incluez toute information supplémentaire pertinente, comme si l’e-mail nécessite une réponse avant une date limite spécifique, ou si l’e-mail est urgent.
Salutations
Si vous rédigez un e-mail particulièrement formel, vous pouvez commencer l’e-mail par « Cher [nom] ». Cependant, pour la plupart des e-mails professionnels, un simple « Bonjour » devrait suffire. Adressez-vous au destinataire par son nom si possible.
Si vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes, vous souhaiterez peut-être les adresser toutes par leur nom, bien que si vous utilisez le champ Cci, vous ne devriez pas utiliser les noms des destinataires dans l’e-mail, car cela révélerait qu’ils ne sont pas le seul destinataire de votre message.
Mise en forme
Lors de la rédaction d’un e-mail professionnel, vous devez vous assurer que la mise en forme utilisée rend l’e-mail facile à lire et suit les règles de mise en forme qui seront traduites sur d’autres clients de messagerie électronique, ce qui signifie utiliser des polices web standard et des symboles unicode. Il est peu probable que les polices personnalisées apparaissent dans la boîte de réception de vos destinataires.
Pour donner à votre e-mail une apparence professionnelle et facile à assimiler, utilisez :
- De petits paragraphes au lieu de lignes continues de texte
- Inclure des hyperliens au lieu d’URL non formatées
- Des puces ou des listes numérotées au lieu d’écrire des listes en paragraphes
Comment conclure un e-mail
La fin de votre e-mail devrait résumer le sujet de votre message et réitérer quelle action le destinataire doit entreprendre une fois qu’il l’a lu. Ensuite, vous devriez conclure avec une formule de politesse professionnelle et votre nom complet.
La manière dont vous terminez votre message dépend de votre relation avec le destinataire et du degré de formalité de l’e-mail. Pour une relation de travail proche, « meilleures salutations » ou « cordialement » sont des manières courantes de conclure votre e-mail. Pour des e-mails professionnels plus formels, envisagez « sincèrement vôtre » ou « avec gratitude ».
Lors de la rédaction de tout e-mail professionnel, vous devriez éviter des formules de conclusion très informelles telles que « à plus », ou de ne pas inclure de formule de conclusion du tout, même si vous avez une signature e-mail(new window).
Relecture des e-mails professionnels
Une fois que vous avez rédigé votre e-mail professionnel, vous devez vous assurer de le relire avant de l’envoyer.
La première étape de la relecture de votre e-mail est de s’assurer que l’objectif que vous vous étiez fixé avant de rédiger votre e-mail est clair tout au long du message. Ensuite, éliminez toutes les parties de l’e-mail qui sont inutilement longues et assurez-vous que chaque phrase est aussi concise que possible.
Des erreurs élémentaires dans votre e-mail signifient souvent que votre message n’aura pas l’effet souhaité une fois arrivé dans la boîte de réception de votre destinataire.
Les erreurs courantes dans les e-mails que vous devriez toujours vérifier incluent :
- Oublier d’ajouter les pièces jointes nécessaires
- Les fautes d’orthographe et les coquilles
- Les noms mal orthographiés
- Les dates et heures incorrectes
Envoyer des e-mails professionnels avec Proton Mail
Choisir le bon fournisseur de messagerie électronique est un moyen simple de rendre vos e-mails professionnels plus efficaces. Certains domaines, tels que AOL ou Hotmail(new window), sont perçus comme informels ou dépassés et peuvent affecter la manière dont vos destinataires réagissent à votre e-mail avant même de l’avoir ouvert. Ceci est particulièrement important si vous utilisez votre adresse e-mail pour postuler à des offres d’emploi. Comme les e-mails Business peuvent contenir des informations sensibles, il est primordial de préserver la confidentialité de vos messages. Avec Proton Mail, tous vos e-mails Business et pièces jointes sont automatiquement chiffrés de bout en bout, ce qui signifie que seul vous et votre destinataire pouvez lire le contenu de vos messages (lorsqu’ils sont envoyés à un autre compte Proton Mail ou lors de l’utilisation de la fonctionnalité Chiffrer pour l’extérieur(new window) de Proton Mail).
